Prozessevaluation

1. Definition
Allgemein überprüfen Prozessevaluationen oder Prozessanalysen die richtige und termingerechte Durchführung von (mehreren) Maßnahmen oder Projekten. Es sind formative Evaluationen. Bei PR-Programmen werden meist Qualität und Plantreue in der Durchführung der Maßnahmen, die Projektressourcen Zeit, Personal, Kosten sowie soziale Prozesse im Projektteam während der gesamten Projektlaufzeit erfasst, überwacht und bewertet.

Eine Prozessevaluation orientiert sich an Projektentwicklung und -verlauf und versucht, durch gezieltes Feedback Lernprozesse zu initiieren.

2. Anwendungsbereiche
Ziel einer Prozessevaluation ist, Schwachstellen, Fehlsteuerungen und Ressourceneinsatz im Prozessablauf zu identifizieren. Damit zeigen sich konkrete Ansatzpunkte zur Optimierung. Sie dient damit der direkten, zielorientierten Steuerung von Projekten.

Mit der Prozessevaluation lassen sich beispielsweise Fragen beantworten, wie:

• Wieviel Zeit, Geld, Personal wenden wir aktuell für welche Maßnahme auf?
• Haben wir unsere Ziele in den definierten Phasen erreicht?
• Welches Ziel, welche Maßnahme lässt sich mit den bestehenden Ressourcen realisieren/nicht realisieren?
• Welche Maßnahme wurde wie realisiert?

Der zeitliche Aufwand, Prozesse und deren Ergebnisse zu dokumentieren und zu überwachen erfordert meist einen eigenen Zuständigkeitsbereich bzw. zusätzlichen Projektmitarbeiter.

3. Umsetzung
Voraussetzungen für Prozessevaluationen sind standardisierte Datenerhebungen (meist durch Projektmitarbeiter im Tagesgeschäft) sowie ausreichende  personelle Ressourcen zur umfassenden Dokumentation und Auswertung der Daten.

Termin-, Aktivitäten- und Ressourcenplanungen sowie deren Verlauf können über Checklisten, Balkendiagramme bzw. alle gängigen Methoden der Netzplantechnik erfasst werden. Daneben erscheint es sinnvoll, Zeit und Kosten jeweils mit IST und SOLL einander gegenüberzustellen.

Dauer und Kosten einer Prozessevaluation hängen vom zeitlichen Rahmen der PR-Konzeption bzw. deren Umsetzung ab, da der Gesamtprozess begleitet wird. Die Ergebnisse fließen in die Gesamtevaluation des Projektes (inkl. Wirkungskontrollen etc.) mit ein.

Zur effektiven Nutzung der Prozessevaluation ist es erforderlich, dass alle Mitglieder des PR-Teams ihre Tätigkeiten und die angefallenen Kosten täglich dokumentieren. Wird Prozessevaluation als ein Parallelprojekt zum eigentlichen Kommunikationsprogramm verstanden, können Ablehnungshaltungen aufgrund unverhältnismäßig hohen zusätzlichen Aufwands entstehen. Sinnvoll erscheint, Prozessevaluation als Projektbestandteil zu konzipieren und zu betrachten.

4. Kennziffern

5. Dienstleister
evaluamus, Edingen-Neckarhausen

6. Weiterführende Links

7. Weiterführende Literatur
Besson, Nanette Aimée (2008): Strategische PR-Evaluation. Erfassung, Bewertung und Kontrolle von Öffentlichkeitsarbeit. 3. überarb. und erweiterte Auflage. Wiesbaden.

8. Fallbeispiele